Değişim Yönetimi: Adapte Olmanın Gücü

Hayatın her alanında bireysel, kurumsal ve global ölçekte değişim kaçınılmaz. Şu an içinde yaşadığımız zamanda değişimlerin baş döndürücü hızı bunu bize sıklıkla hatırlatıyor.

“Ne en güçlü olan tür hayatta kalır, ne de en zeki olan; değişime en iyi adapte olabilendir hayatta kalan”

der Megginson.

Güçlüden çok yeniliklere çabuk adapte olabilen hayatta kalabiliyorsa kurumlara, ekiplere ve kişilere düşen de var olanı korumak kadar, değişimlere de adapte olacak farkındalığı ve motivasyonu bulmak olmalıdır.

Değişime Nasıl Adapte Olunur?

Değişim yönetimi bir süreçtir. Belirli aşamaları vardır. Tüm bu aşamalar dikkatlice ele alınmalı ve yönetilmelidir. Karmaşık bir plandır. Pek çok konunun birlikte ele alınması ve yönetilmesi gerekir. Aşamaların her biri birbirini takip eder. Aynı zamanda iç içe geçen döngüsel bir yapısı da vardır değişim sürecinin. Yani değişim konularından birinde hazırlık aşamasındayken, bir diğerinde uygulamaya geçmiş olabilirsiniz. Ya da başka bir konuda sonuçları alıp adaptasyon çalışmalarını yapıyor olabilirsiniz.

Değişim Sürecinin Aşamaları

Tüm karmaşıklığına rağmen değişim sürecini üç aşamada ele alabiliriz;

Hazırlık

Değişim yönetimindeki en önemli konudur. Ancak çoğunlukla da daha az önemsenen ve üzerinde fazla kafa yorulmayan kısımdır. Ulaşılmak istenen nokta ve bu noktaya nasıl ulaşılacağı net olarak belirlemeden, iyi bir planlama yapılmadan yola çıkmak yolda karşımıza çıkacak potansiyel sorunlara karşı hazırlıklı olma riskini de beraberinde getirir. Sorun değil diyebilirsiniz ancak uzun vadeli bir yolculuk olan değişim sürecinde sürekli yeni ve düşünülmemiş sorunlarla karşılaşan ekiplerin bıkkınlığını ve kaybolan inançlarını önemsememek risklidir.  

• Ne yapılmak isteniyor?
• Nasıl yapılacak?
• Elimizde neler var, yolda nelere ihtiyacımız olacak?

Bu sorular kritik sorulardır ve netleştirilmelidir. Böylece kurumunuzun değişim konusunda gücünü ve zafiyetlerini daha iyi anlarsınız.  

Hazırlıklar tamam, artık yola çıkabiliriz.

İzleme ve Destekleme

Bu aşamada izleme ve destekleme önemlidir. Değişimin sürekli olarak izlenmesi, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını değerlendirmenin yanı sıra ortaya çıkabilecek yeni sorunları erkenden tespit etmeyi sağlar. Bu süreçte, performans göstergelerini belirlemek ve düzenli olarak değerlendirmek, ekip üyelerinin ve paydaşların güncel tutulması ve gerekirse müdahale edilmesi için önemlidir.

Bu aşamada dikkat edilmesi gereken iki kritik nokta vardır:

• Paydaş İletişimi: Değişimin başarısı ve kalıcılığı için değişimden etkilenen herkesle (tüm paydaşlar) iletişim sağlanması gerekir. Tüm paydaşların “kendilerini neyin beklediğini bilmesi” sağlıklı bir dönüşümde iletişim stratejisinin anahtarıdır. Sonrasında paydaşların aşağıdaki sorularla ilgili bir cevabı olmalıdır:
  • Bu iş nasıl yapılmalı?
  • Bunlar yapılırken neye ihtiyacım olacak?

Bu sorulara cevaplar sadece yöneticiler tarafından verilmemeli, paydaşların cevapları varsayılmamalıdır. Kişiler veya ekipler mutlaka değişim sürecinin bir parçası olmalıdır.

• Değişim Performansının İzlenmesi: İkinci önemli nokta değişimin izleme ve düzeltici aksiyonların sürekli yapılmasıdır. Bunun için önce performans göstergeleri belirlenmelidir.
  • Değişimin yolunda gittiğini nasıl anlayacaksınız?
  • Hangi aralıklarla planı gözden geçireceksiniz?

Bu sorular da izleme düzeltici aksiyonları alabilmeniz için faydalıdır. Anahtar göstergeleri belirleyip, belirli zamanlarda gözden geçirebilirsiniz. Planların gözden geçirilmesi sorunların çok büyümeden görülmesine olanak verir. Bu aşamada yapılacak değişiklikler hem ekipleri yormaz hem daha hızlı sonuca ulaşmayı sağlar.

Sonuçları Görme ve Adaptasyon

Sonuçların görülmeye başlandığı, faydaların somut hale geldiği aşamada dönüşüm ve adaptasyon başlar. Bu aşama hem çok motive edici hem de çok tehlikelidir.

Sonuçların görülmesi, kurum içinde gösterilmesi devam eden değişim sürecinde motivasyonu artırır ve değişimin başarısı olasılığını yükseltir. Verilen emeklerin, çabaların boşa gitmediğinin görülmesi ekiplerin yola devam ederken değişime olan inancını tazeler.

Tehlikeli nokta, değişimin ilk meyvelerinin alındığı ya da bir proje ise projenin tamamlanma aşamasıdır. Erken ilan edilmiş bir zafer maalesef değişimin içselleştirilmesi ya da değişime adaptasyon sürecini sekteye uğratır. Adaptasyon, içselleştirme zaman alan bir süreçtir. Paydaşlar tam olarak günlük rutinlerine dahil etmeden tamamlanmaz. Adaptasyon sürecinde hale değişimi gözlemlemek, sonuçları ve etkileri açık ve şeffaf bir şekilde paylaşılması gerekir.

Değişim, kaçınılmaz bir gerçekliktir ve başarılı bir şekilde yönetilmediği takdirde kurumlar, ekipler ve bireyler için zorlayıcı olabilir. Bu yazıda ele aldığımız her bir aşama, dikkatlice planlanması ve yönetilmesi gereken önemlidir.

Unutulmamalıdır ki, değişim sadece bir iş değil, aynı zamanda sürekli bir öğrenme ve gelişme fırsatıdır. Süreçteki zorlukları anlamak ve bu zorluklardan ders çıkarmak, kurumların daha esnek ve dirençli olmalarını sağlayacaktır. Bu nedenle, değişim sürecini yönetirken açık iletişim, liderlik ve sürekli öğrenmeye odaklanmak başarıyı getirecektir.